模块 6 教学实施计划设计

活动 5 处理教学信息

第1步 认识 EXCEl表处理软件 (30分钟)

在这一步骤中，主讲教师将讲解有关 Excel 2000表处理软件的基本知识。

(一 )慨述

Excel是 MicrOSOft Office系列办公软件中的一个电子表格软件，主要功能有：建立表格、填充数据、数据处理、文字处理、图表处理、打印报表等，同时它还具有数据管理、宏命令、决策支持分析等功能。

(二 )界面简介

Excel的界面和 Word类似，主要由菜单栏、工具栏、工作表区三大部分组成，如图 6— 6所示。图 6— 6 Excel界面

【菜单栏】：分类列有 Excel的所有命令。

【工具栏】：对应 Excel最常用的一些命令，包括格式【工具栏】【常用工具栏】【绘图工具栏】等，可以通过【视图】→【工具栏】自定义显示内容。

【工作表区】：编辑单元格的工作区域。单元格内容可以在【编辑区】输入。单元格可以在【名称框】中命名。

【行标】【列标】：单元格的行数和列数。

【滚动条】：用于上下、左右滚动工作区，查看工作表内容。

【工作表标签】：一个工作簿包含若干个工作表，可以在工作表标签中输入或更改工作表名称。

下面简单介绍 Excel特有的部分。

1．工作表区和单元格。

工作表区是放置表格内容的地方。单元格是工作表的基本元素，也是最小的独立单位，可以存放各种类型的数据。每一个单元格都有一个名字，称为单元格地址。单元格地址是以列号和行号的组合命名的。如第 5列第 5行的单元格地址为 E5，以此类推。被选中的单元格是以粗实线显示，称为当前单元格。当前单元格的右下方有一个小黑点，称为填充柄。

2．名称框和编辑区。

名称框显示或定义、当前单元格名称或一组单元格的名称。在名称框中输入名称，可以选取相应的单元格或一组单元格。在编辑区中准备输入数据时，编辑区的左边会出现 三个按钮，第一个是【取消】按钮，用于恢复单元格本次编辑前的状态；第二个是【输入】按钮，确认当前编辑区的内容；第三个是【插入函数】按钮，单击它可以在单元格中输入公式。

第2步建立“学生成绩”工作表 (30分钟)

说明 在这一步骤中，在主讲教师的指导下，学员把学生成绩的原始数据输入到工作表中。

从本步骤开始，主讲教师将结合一个具体实例，引导大家学习并掌握使用 Excel统计、处理教学数据的基本方法和操作技巧。

现有一组学生的考试成绩记录，如表 6-6所示：

表 6-6 学生考试成绩统计

请你按照以下步骤所介绍的操作方法，将这组学生成绩录入 Excel电子表单，并完成统计总分、计算平均分和排列名次等教学数据统计处理。

(1)在 Excel中，单击常用工具栏中的【新建】图标 ，新建一个工作簿 (它包含了很多个工作表 )。

(2)将鼠标移到【 Sheetl】工作表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上单击【重命名】命令，输入“学生成绩”。

(3)在 A1～ G1单元格内分别输入“学号”“姓名”“性别”“语文”“数学”“自然”“品德”。

(4)在 A2～ G7等单元格内输入学生的相关信息和成绩，如图 6— 7所示。

(5)自定义格式。需要注意的是，学号是以“ 001”“ 002”等格式显示。在 Excel中输入“ 001”时，被认为是“常规”数字，自动把“ 001”变成“ 1”。为了保持原来的格式，就需要自定义专用显示格式。例如，选中 A2单元格，选择菜单栏中【格式】→【单元格】，弹出如图 6— 8所示的属性框。

图 6— 7 学生成绩统计工作簿

图 6— 8 单元格格式属性框

在【数字】选项卡中，选定【分类】列表框中的【自定义】，在【类型】文本框中输入“ O#”，单击【确定】按钮，完成单元格的格式设置。这时你再输入“ 001”，单元格中就会显示“ 001”。

(6)自动填充学号。对于有递增规律的数据，可以利用自动填充的功能提高输入效率。例如，学生学号是顺序递增的，可以自动填充。先在 A2和 A3中分别输入“ 001”“ 002”，选中 A2、 A3两个单元格，将鼠标移到选定单元格的右下方 (即填充柄处 )，等指针变为黑色加号。向下拖动鼠标至 A7单元格，学号就自动填好了。

(7)插入出生年月。如果需要插入一列，怎么实现呢 ?例如，在“性别”和“语文”之间插入“出生年月”。单击列标字母“ D”选择 D列，单击右键，选择【插入】，在“性别”和“语文”之间插入“出生年月”。

定义日期格式。选中 D2～ D7，选择菜单栏下【格式】→【单元格】命令。在【数字】选项卡中，选定【分类】列表框中的【日期】，在【类型】列表框中选择“ 1997— X— X”形式，单击【确定】按钮，完成单元格的格式设置。

输入日期数据。在 D2中输入“ 93／ 4／ 23”，单元格内就自动显示为“ 1993— 4— 23”，同理，输入 D3～ D7内的出生日期。

(8)格式化表格。工作表的内容输完后，需要设置表格的格式。

按下 <CTRL>+<A>键，选中整个工作表，单击格式工具栏中的【居中】按钮，则所有单元格中的数据都向中间对齐了。

选中 A1～ H1单元格，单击右键，选择【设置单元格格式】弹出【单元格格式】对话框，在【字体】选项卡中设置字体颜色为“蓝色”，在【图案】选项卡中设置单元格底纹颜色为“白色”。

选中 A1～ H7单元格，在【单元格格式】对话框的【边框】中设置外边框、内部的线条和颜色。

至此，效果如图 6— 9所示。

图 6—9修改后的学生成绩统计工作簿

第3步处理学生成绩数据 (30分钟)

在这一步骤中，学员将根据以下所给出的操作指导，对前面步骤中已经输入数据表的学生成绩进行统计处理。

(一 )分数统计

分数统计主要是求学生的总分和各科的平均分，分别在单元格 I1和 J1内输入“总分”和“名次”。选择 E8单元格，在编辑区填入“ =AVERAGE(E2： E7)”，意思魁求单元格 E2到 E7的平均值。

在 12中填入“ =SUM(E2： H2)”，意思是求 E2到 H2的总和。再次利用自动填充函数方法填充公式，就求出了各科的平均分和每位学生的总分。

当数据有变化时，利用公式和函数计算的结果也会自动更新。

平均分的小数位数可能有多位．需要自定义格式来规范显示。首先选中需要自定义小数位数的单元格，选择菜单栏中【格式】→【单元格】，在【数字】选项卡中，选定【分类】列表框中的【数值】，设置【小数位数】为“ 1”，将 E8～ H8的单元格格式设置为小数点后保留一位数字的形式。

(二 )对成绩进行名次计算

如果需要对学生的单科成绩进行排名，利用函数 RANK()即可。这个函数的作用就是把某数在一组数中的排位计算出来。用法是在要填名次的地方输入这样的内容：

一 RANK(起始行号，相关列号 )

例如，对学生的总分进行排名。第一个学生的总分在第 2行，在 I列。选定要填名次的第一个单元格，然后从键盘输入以下内容：

=RANK(12， I： I)

注：这里的 2指行号， l指你记下的列号。单元格中显示名次 3，如图 6-10所示。其他学生的名次可以通过自动填充函数的方法实现。

(三 )按照总分排序

为了方便观察按照总分顺序排列的学生名单，我们可以按照总分排序。

选中“总分”这一列，选择菜单栏下【数据】→【排序】命令。选择“总分”关键字，按照递增的顺序进行排序，学生名单就按照总分从低到高的顺序排列。

将处理后的数据表结果文件存为：“＼我的档案袋＼我的教学实施＼学生成绩统计表． xls”。

图 6-10 学生成绩名次统计工作簿